Jahreswechsel

[claudiar]

Zunächst wünschen wir allen ein frohes neues Jahr.

Wird das Buchhaltungsprogramm gestartet, wird immer das, gemäß Datum, aktuelle Jahr geöffnet. Im Moment ist es das Jahr 2014. Nur wird vermutlich ihre Buchhaltung nicht zum Stichtag 31.12.2013 fertig gestellt worden sein sodass sie das alte Jahr noch besuchen müssen. Zum Jahreswechsel bekommen wir daher immerwieder verschiedene "Hilferufe".

1. Hilferuf:
Wie komm ich in meine Buchhaltung vom alten Jahr?

Antwort: Über den Menüpunkt "Zeitraum vor" und "Zeitraum zurück" können sie problemlos zwischen den einzelnen Jahren hin und her wechseln. In welchem Buchungszeitraum/Buchungsjahr sie sich befinden, erkennen sie in der Iconleiste unterhalb des Mandantennamens.

2. Hilferuf:
Was muss ich tun um das alte Jahr abzuschließen um das neue Jahr bebuchen zu können?

Antwort: Nichts. Das neue Jahr öffnet sich ab 01.01. automatisch und kann auch bebucht werden ohne das das alte Jahr durch komplizierte Ausdruck- und Funktionsmechanismen abgeschlossen werden muss. Altes wie neues Jahr sind gleichzeitig zur Bearbeitung frei sodass sie bereits den Januar buchen können obwohl noch Abschlußbuchungen für das alte Jahr fehlen. Diese können später nachgeholt werden. Veränderungen in den Bestandskonten tragen sich automatisch mit vor. Bei den früheren Programmen war es oftmals nötig alle abschlußrelevanten Unterlagen (Saldenlisten, Kontendrucke ect) auszudrucken und zu archivieren. Danach wurden die laufenden Buchungen aus dem Programm entfernt. Dies geschah früher aus Platzgründen und ist bei Stand der heutigen Technik nichtmehr nötig. Sie können so viele Geschäftsjahre in der Datenbank verwalten, wie ihre Festplatte verkraftet. Dadurch sind auch Buchungsdaten aus früheren Jahren immer im Zugriff.

3. Hilferuf:
Meine Buchungen sind im falschen Jahr gelandet...was mach ich jetzt?

Antwort: Hier können wir leider nichts tun. Gerade nach dem Jahreswechsel ist es wichtig sich vor dem Buchen immer zu vergewissern dass man sich im richtigen Buchungsjahr befindet. Ist der Fehler passiert, hilft nur alles stornieren und im richtigen Buchungsjahr neu erfassen. Auch das Rücksichern einer Datensicherung ist möglich. Hinweise, dass Buchungsjahr und Belegdatum nicht zusammenpassen sollte man daher nicht ignorieren sondern ernst nehmen und prüfen.

4. Hilferuf:
Wie bekomme ich meine Anfangsbestände ins neue Jahr?

Antwort: Die Anfangsbestände tragen sich automatisch als "Bestand alt" in das neue Jahr vor. Es werden hier jedoch keine Buchungen erzeugt Deshalb wird man im neuen Jahr auch keine entsprechenden Eröffnungsbuchungen finden. Werden im alten Jahr noch Buchungen auf ein Bestandskonto getätigt, so wird der neue Saldo automatisch auch im neuen Buchungsjahr angeglichen.

5. Hilferuf:
Ich habe im alten Jahr Konten, die ich nichtmehr brauche und gerne löschen möchte. Wie geht das?

Antwort:
Über die Jahre sammeln sich immer mal Konten an, die man nichtmehr benötigt und als Ballast jedoch immer mitschleppen muss damit auch die Vorjahre noch korrekt ausgewertet werden können. Hier kann man von Zeit zu Zeit eine "Bereinigung" vornehmen indem man alte Buchungsjahre "löscht". Dazu werden die Daten bis zum angegebenen Geschäftsjahr in einen eigenen Mandanten ausgelagert und aus dem laufenden Mandanten entfernt. In dem Auslagerungsmandant bleiben diese erhalten und können über einen Mandantenwechsel innerhalb des Programms jederzeit wieder abgerufen werden. Im aktuellen Mandanten kann man nun die gewünschten Korrekturen in den Stammdaten vornehmen und zerstört sich nicht die alten Jahre. Sinnvoll ist es auf jeden Fall noch 1-2 Jahr rückwirkend die Daten im aktuellen Mandanten zu belassen damit Auswertungen, die das Vorjahr zum Vergleich mit heranziehen, noch sinnvoll genutzt werden können. Dies hat zwar zur Folge dass man umbenötigte Konten noch 2-3 Jahre mitschleppen muss, aber mit einem Haken bei "gesperrt" im Kontenplan (unter Stammdaten), kann man das besuchen des Kontos unterbinden sodass man dann, zur gegebener Zeit, dieses Konto aus der laufenden Buchhaltung sicher entfernen kann.